Дефиниција — кратко и точно
е-Фактура (електронска фактура) е документ кој ги задоволува сите овие критериуми истовремено:
- Структуриран формат — УЈП JSON според официјална спецификација. Не е „скенирана хартија" во PDF. Машина може да го прочита, без OCR.
- Квалификуван електронски потпис — од овластен издавач (КИБС, Македонски Телеком, или друг eIDAS-усогласен CA).
- Доставен до УЈП пред да се испрати до купувачот — УЈП ја валидира, доделува EUID и QR-код, и дури тогаш фактурата има правна сила.
- Архивиран електронски — со ревизорска трага и временски жиг, во рокови од 10/20/50 години според Закон за архивски материјал.
Што НЕ е е-Фактура
Многумина мислат дека веќе „имаат е-Фактура" бидејќи испраќаат PDF на email. Тоа не е точно. Еве што НЕ се квалификува:
Дури и со скениран потпис — нема правна сила без УЈП валидација. По чл. 8, печатената форма е САМО копија.
Не е структуриран формат за УЈП. Машина не може да ги извлече ставките автоматски.
Дури и со своерачен потпис на хартија — од октомври 2026 нема да биде доволна без УЈП QR-код.
Дури и да излегува директно од ERP — ако не помине низ УЈП валидација, не е е-Фактура.
Анатомија на е-Фактура
Една валидна е-Фактура содржи 4 клучни елементи:
1. Структуриран JSON запис
УЈП дефинира свој JSON формат (не UBL/XML како некои ЕУ земји) со точно дефинирани полиња од шифрарници. Содржи: податоци за продавач (ЕДБ, ДДВ, адреса), купувач, ставки (опис, количина, единечна цена, ДДВ стапка), вкупна сума, начин на плаќање, рок. Целиот JSON објект потоа се потпишува со JWS (RS256).
2. Квалификуван електронски потпис
По чл. 49 ст. 2 — има иста правна и доказна сила како своерачниот потпис. Се добива од овластен Certification Authority (CA) во Македонија. Може да биде на токен, во cloud, или мобилен.
3. EUID — единствен идентификатор
УЈП доделува уникатен ID за секоја валидирана фактура (формат: MK-2026-XXXX-...). EUID се пишува на самата фактура и купувачот може да го верифицира преку УЈП портал.
4. QR-код
Скенлив QR код што содржи EUID + контрола сума. Купувачот скенира со телефон и веднаш гледа дали фактурата е валидна на УЈП. Без QR-код — печатената верзија нема правна сила.
Разлика меѓу хартиена / PDF фактура и е-Фактура
| Карактеристика | Хартиена / PDF | е-Фактура |
|---|---|---|
| Формат | Слика / печат | УЈП JSON + JWS потпис |
| Машинско-читливо | Не | Да |
| Потпис | Своерачен / печат | Квалификуван електронски |
| УЈП валидација | Не | Задолжителна |
| EUID | Не | Да (уникатен) |
| QR-код | Не | Да |
| Од октомври 2026 | Нема правна сила | Единствен легален формат |
Зошто структуриран формат, не само PDF?
УЈП и сметководствените системи треба да можат автоматски да ги читаат податоците. PDF е дизајниран за човечко гледање — не за машинска обработка. УЈП JSON има точно дефинирани полиња од шифрарници:
issuerTin— ЕДБ на продавач (UJP04)docItems[0].itemName— име на прв производ (UJP06)docTotals.totalAmountWithVat— вкупно за плаќање (UJP09)docNumber— број на документ од издавачот (UJP01-09)
Со УЈП JSON, валидацијата трае милисекунди. Со PDF — треба OCR (грешки), рачно препишување (грешки), или ERP интеграција (скапо). Затоа УЈП пропиша структурирана JSON шема — секое поле со шифра и валидациски правила.
Правна сила — според законот
„Квалификуваниот електронски потпис има иста правна и доказна сила како и своерачниот потпис."
— Закон за електронски документи, чл. 49 ст. 2
„Кога електронскиот документ е репродуциран во хартиена форма се смета за КОПИЈА на оригиналниот документ."
— Закон за електронски документи, чл. 8 ст. 3
Заклучок: оригиналот е електронскиот облик, не хартиениот. Тоа го менува сметководственото размислување од корен — архивата мора да биде електронска, не во папка со печатени листови.
Кога е-Фактурата „почнува да живее"?
Тоа е процес:
- Креирање — твојот систем (или eArhiva.mk) генерира УЈП JSON.
- Потпишување — со JWS (RS256) користејќи квалификуван електронски сертификат.
- УЈП поднесување — потпишаниот JSON се испраќа до УЈП API (POST /sales-invoices/send).
- Валидација — УЈП проверува формат, ДДВ, ЕДБ, дупликат IDs.
- EUID + QR издадени — УЈП враќа потврда.
- Достава до купувач — со EUID и QR.
- Архива — електронска, со временски жиг.
*** Без чекор 5 — фактурата нема правна сила.
Како да креирам е-Фактура?
Постојат три пристапи:
- Сам да изградиш JSON — потребно ти е техничко знаење за УЈП JSON шемата, шифрарници, JWS потпишување (RS256), УЈП API endpoints, retry логика и error handling. Не препорачано за мали компании.
- Рачно внесување на веб-порталот на УЈП — се логираш на УЈП порталот и ги внесуваш податоците од фактурата (купувач, ставки, цени, ДДВ) рачно. Многу бавно за поголем волумен. Неотпорно на грешки.
- Платформа како eArhiva.mk — прикачуваш PDF/Word/Excel/скен, ние го генерираме УЈП JSON, го потпишуваме со JWS, го испраќаме до УЈП, ти го враќаме QR. Помалку од 1 минута.
За детален процес → Како функционира.