е-Фактура УЈП
Сè што треба да знаете за октомври 2026

1. Што е е-фактура УЈП?

е-Фактура УЈП е структуриран електронски документ во XML или UBL (Universal Business Language) формат, поднесен до Управата за Јавни Приходи (УЈП) на Македонија за валидација пред испорака до купувачот. По успешна валидација, документот добива единствен идентификатор (EUID) и QR-код кои ја докажуваат неговата автентичност и интегритет.

Е-фактурата има иста правна сила како хартиена фактура согласно Законот за електронски документи и електронско идентификување. Без УЈП валидација, документот не може да служи како основа за ДДВ-вратеж, за одбивање на трошок или како доказ во даночна ревизија.

Што не е е-фактура УЈП?

Многу деловни субјекти ги мешаат поимите. Еве што не е е-фактура УЈП:

• PDF испратен на email — тоа е „електронска фактура", но не е е-фактура УЈП. Нема структурирана форма, нема УЈП валидација.
• Word или Excel документ — независно од начинот на праќање, не е структуриран формат.
• Скенирана хартиена фактура — дури и ако е дигитализирана, не ги исполнува барањата за структуриран формат.
• EDI документ во друг формат — мора да биде во точно UBL/XML спецификација барана од УЈП.

2. Кога е задолжителна е-фактура УЈП?

Согласно најновите регулаторни одлуки на Министерството за финансии и УЈП, од 1 октомври 2026 година сите деловни субјекти регистрирани во Македонија ќе бидат должни да издаваат и да примаат фактури во структуриран електронски формат, со задолжителна УЈП валидација пред испорака до купувачот.

Можно фазно воведување

Слично на земјите кои веќе го имплементираа задолжителното е-фактурирање (Италија 2019, Полска 2024, Романија 2024), Македонија може да го воведе во фази:

• Фаза 1 (Октомври 2026): B2G (Бизнис-кон-држава) — секоj што фактурира на државни институции
• Фаза 2 (можно 2027): B2B (Бизнис-кон-бизнис) — сите комерцијални транзакции
• Фаза 3 (можно 2028): B2C (Бизнис-кон-потрошувач) — продажба на физички лица

Забелешка: Точните датуми и фази ќе зависат од финалните подзаконски акти. Препорачуваме подготвителни активности да се завршат пред мај 2026 за да се осигура tест-период.

3. Што се менува vs. сегашниот начин на работа?

Преминот од хартиена/PDF фактура кон е-фактура УЈП е фундаментална промена во workflow-от. Еве споредба:

Клучна порака: начинот на креирање не мора да се менува — менува се само што се случува после создавањето. Тука доаѓа eArhiva.mk како мост помеѓу вашиот постоечки workflow и УЈП.

4. Како функционира УЈП валидација на е-фактура?

Процесот на валидација на е-фактура преку УЈП се одвива во 6 чекори. Со автоматизирана интеграција (како eArhiva.mk), целиот процес трае ~37 секунди.

Чекор 1: Креирање на фактура

Корисникот ја создава фактурата во постоечкиот софтвер — Word, Excel, ERP (SAP, Pantheon, Dynamics, Oracle) или директно во eArhiva.mk преку manual entry форма. Нема потреба од промена во начинот на работа.

Чекор 2: Конверзија во структуриран формат

Документот се конвертира во UBL (Universal Business Language) или XML формат согласно УЈП спецификација. Ако е PDF, AI препознавањето ги извлекува податоците автоматски (купувач, ставки, ДДВ, износи).

Чекор 3: Дигитално потпишување

Фактурата се потпишува со квалификуван електронски потпис издаден од овластен издавач во Македонија — KIBS, Halcom или Македонски Телеком. Потписот ја гарантира интегритетот и автентичноста на документот.

Чекор 4: Поднесување до УЈП

Потпишаната фактура се испраќа преку УЈП API endpoint за валидација. Барањето вклучува XML-от, потписот и метаподатоците.

Чекор 5: УЈП валидација и доделба на EUID

УЈП ја проверува структурата (дали ги има задолжителните полиња), потписот (валидност на сертификатот), и податоците (даночен број на издавач/купувач, ДДВ калкулации). По успешна валидација доделува:

• EUID (Electronic Unique Identifier) — единствен идентификатор за документот во УЈП системот
• QR-код — содржи EUID и checksum за брза верификација
• Timestamp — точно време на валидација

Чекор 6: Праќање до купувач

Валидираната фактура (со EUID и QR-код) се испраќа до купувачот преку:

• УЈП мрежа — ако купувачот е регистриран корисник, прима автоматски преку JSON
• Email со PDF preview — ако купувачот не е во УЈП мрежа, прима генериран PDF со QR-код
• PIN-link секурна достава — за чувствителни B2B односи

5. Кои документи се покриваат со е-фактура УЈП?

Не сите финансиски документи мора да минат преку УЈП валидација. Еве преглед на типови:

Документи кои МОРА да минат преку УЈП

• Излезни B2B фактури — секоја фактура издадена кон друг бизнис субјект
• Корективни фактури (credit notes) — отказни или фактури за поврат
• Авансни сметки — пред финална испорака
• Про-форма фактури (по последна одлука — се чека финална регулатива)
• B2G фактури — кон државни институции (задолжително веднаш)

Документи кои НЕ се покриваат (засега)

• B2C продажба со фискална сметка — обично преку POS уред
• Внатрешни сметководствени документи — налози за плата, dnevnici
• Договори и анекси — не се фактура, не подлежат на УЈП
• Прометни сметки за движење на стока — внатрешно

6. Технички барања за е-фактура УЈП

Имплементација на е-фактура УЈП бара исполнување на следните технички барања:

Квалификуван електронски потпис

• KIBS (Komercijalna Banka Internet Services) — најраспространет
• Halcom — алтернатива за бизнис корисници
• Македонски Телеком — за индивидуални корисници
• Сертификатот трае ~3 години, цена ~3.000 ден./год.

Формат на документ

• UBL 2.1 или XML структура согласно УЈП XSD
• Задолжителни полиња: издавач, купувач, ставки, ДДВ, износ, валута, датум
• Encoding: UTF-8
• Максимална големина: ~10 MB по документ

Идентификатори

• EUID — Electronic Unique Identifier доделен од УЈП
• QR-код — содржи EUID + checksum за верификација
• Timestamp — UTC време на валидација

Архивирање

• 10 години retention за стандардни фактури
• 20-50 години за специфични типови документи (плата, осигурување)
• Audit trail — секоја измена логирана со timestamp
• Достапност за УЈП ревизија — преку API или директно

7. Глоби и ризици за не-компланса

Не-компланса со е-фактура УЈП обврските носи реални финансиски и оперативни ризици:

Директни глоби

• Според очекуваните регулаторни одлуки, глобите можат да достигнат од 50.000 до 500.000 денари по случај
• Повторни прекршоци водат до повисоки санкции
• Можно затварање на бизнис при системски прекршоци

Индиректни загуби

• Загуба на ДДВ-вратеж — без УЈП QR-код, фактурата не може да служи како основа за вратеж
• Одбиен трошок при ревизија — невалидирана фактура не е признаена
• Загуба на клиенти — клиенти кои бараат структурирани е-фактури не можат да работат со вас
• Реputациски штети — публикуваните прекршоци влијаат на доверба

Точните износи на глоби ќе се одредат со подзаконски акти. Препорачуваме рана имплементација за да се избегнат сите ризици.

8. Како eArhiva.mk го решава е-фактура УЈП проблемот?

eArhiva.mk е мост помеѓу вашиот постоечки начин на работа и УЈП. Без промени во ERP-от, без нов скап проект, без нов софтвер за учење.

За кого е eArhiva.mk?

• Мали фирми кои фактурираат во Word или Excel — само прикачи PDF
• Компании со ERP (SAP, Pantheon, Dynamics) — REST API интеграција без промени
• Сметководствени бироа — multi-tenant портал за сите клиенти

9. Често поставувани прашања (FAQ)