Со eArhiva секоја влезна фактура и секој документ поминува низ правило пред книжење — кој одобрува, до кој износ и во кој рок. Одлуката останува запишана кај документот.
Основното одобрување на влезни е-фактури е во секој пакет — секоја фактура оди кон еден фиксен корисник. Модулот ОДОБРУВАЊА ги носи сите напредни функции.
Одобрувањето е некаде во нечие сандаче. Кога ќе замине човекот, заминува и трагата.
Никој не знае кај кого стои. Рокот за плаќање истекува, добавувачот се јавува.
Кога нема лимит по износ, секој трошок изгледа исто — и оној од 3.000 и оној од 300.000 денари.
Влезна фактура од УЈП, мејл или скен. Системот ги чита добавувачот, износот и типот, па го рутира по вашето правило — без никој да ја препраќа рачно.
Во своето сандаче го гледа документот и одлучува — одобрува, одбива или го враќа назад со причина. Со коментар и прилог, ако треба нешто да се дообјасни.
Одобрената фактура продолжува кон книжење и плаќање. Одлуката останува закачена на документот во архивата — со кој, кога и со каква забелешка.
Правилото се врзува за тоа што пишува на документот, а не за тоа кој случајно го отворил првиот.
До 50.000 ден. одобрува раководителот. Над тоа влегува и директорот. Границите ги поставувате како што работи вашата фирма.
Едно по друго или паралелно. Може да се бара согласност од сите на едно ниво, или доволен е еден од групата.
Различен пат за фактура, договор, барање за набавка или патен налог. Ги делите и по организациона единица или трошковен центар.
Кога одобрувачот е на одмор, задачата оди кај заменикот — процесот не стои. Тоа што виси предолго добива потсетник, па ескалира нагоре.
Секој чекор има автор, точно време и забелешка. Ништо не се брише — само се додава.
Истата низа ја гледате и кога документот е одбиен — со причината, кај кого стоел и колку долго.
Влезната е-фактура и без модул не се книжи додека не се одобри — но одобрувањето секогаш оди кон еден фиксен корисник. ОДОБРУВАЊА ги додава сите напредни функции: секаков документ, повеќе нивоа, правила по износ, враќање со причина и замена.
| Основно во секој пакет |
ОДОБРУВАЊА | |
|---|---|---|
| Влезна е-фактура не се книжи без одобрување | Да | Да |
| Одобри или одбиј, со трага кој и кога | Да | Да |
| Што поминува низ одобрување | Влезни е-фактури | Секаков документ — договори, барања, HR |
| Нивоа на одобрување | Едно | Повеќе, последователно или паралелно |
| Кој одобрува | Еден фиксен корисник | По правило за тип, служба и износ — кон оној што е задолжен |
| Лимити по износ до 50.000 раководителот, над тоа директорот |
— | Да |
| Враќање назад со причина | — | Да, со коментар и прилог |
| Заменик кога одобрувачот го нема | — | Да |
| Потсетници и ескалација по рок | — | Да |
Ништо не се книжи ако службата не потврди дека стоката или услугата е добиена.
Одобрување пред нарачката, не откако ќе пристигне фактурата.
Правна и финансиска согласност пред да излезе кај втората страна.
Одмори, решенија и патни трошоци минуваат низ истиот, запишан пат.
За секој документ вадите список на одлуки со еден клик — кој го одобрил, по кое правило, во колку часот и со каква забелешка. Записот стои во архивата заедно со документот и се чува по истите законски рокови како и тој.
Без кредитна картичка. Одобрувањето на влезни е-фактури е во пакетот — модулот се вклучува и исклучува во секое време.